Een medewerker belt je 's ochtends op: “Ik ben ziek en kan vandaag niet komen werken.”
Wat doe je dan als werkgever? Je wilt natuurlijk weten wanneer iemand weer aan het werk kan, maar je mag niet zomaar vragen wat iemand precies mankeert. En wanneer het verzuim langer duurt, komen er steeds meer verplichtingen en verantwoordelijkheden bij kijken.
Voor veel mkb-ondernemers is ziekteverzuim dan ook best ingewikkeld. Zeker als je geen HR-afdeling hebt.
In dit artikel lees je in 5 stappen wat je als werkgever bij een ziekmelding wel en niet mag vragen, wat je direct moet regelen en waar je op moet letten als het verzuim langer duurt.
1. Neem de ziekmelding serieus en blijf rustig
Een ziekmelding betekent niet dat je als werkgever direct alles moet oplossen.
Begin met het vastleggen van de ziekmelding en spreek af hoe en wanneer jullie opnieuw contact hebben.
Je kunt bijvoorbeeld vragen:
- Vanaf wanneer is de medewerker ziek?
- Is de medewerker op het bekende adres bereikbaar?
- Is er sprake van een verblijf op een ander adres?
- Hoe kunnen jullie contact houden?
- Is er sprake van een lopende afspraak of verplichting waar rekening mee moet worden gehouden?
Vraag niet naar de medische oorzaak van de ziekmelding.
Een medewerker hoeft jou als werkgever niet te vertellen welke aandoening, klachten of diagnose hij of zij heeft. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts of arbodienst.
2. Wat mag je dan wél vragen?
Dit is een punt waar veel werkgevers onzeker over zijn.
Je mag bijvoorbeeld vragen: “Verwacht je dat je morgen weer kunt werken?” of: “Zijn er werkzaamheden die je op dit moment eventueel nog wel kunt doen?”
Ook kun je afspraken maken over het contact tijdens de ziekte.
Wat je niet moet doen, is doorvragen naar de medische situatie: “Wat heb je precies?” “Welke klachten heb je?” “Wat zegt de huisarts?”
Dat lijkt misschien een logische vraag uit belangstelling, maar als werkgever heb je die medische informatie niet nodig om je rol goed te kunnen vervullen.
3. Leg de ziekmelding goed vast
Een goede administratie lijkt misschien een detail, maar kan later erg belangrijk worden.
Leg in ieder geval vast:
- de eerste ziektedag;
- de gemaakte afspraken over contact;
- belangrijke contactmomenten;
- afspraken over werkhervatting;
- relevante acties die je als werkgever hebt ondernomen.
Let daarbij goed op privacy. Een personeelsdossier is geen plek om medische details van medewerkers te verzamelen.
4. Schakel bij langduriger verzuim de arbodienst of bedrijfsarts in
Bij ziekte heeft de werkgever een belangrijke verantwoordelijkheid bij de begeleiding van de medewerker.
Wanneer het verzuim langer duurt, wordt de Wet verbetering poortwachter belangrijk. Werkgever en medewerker hebben samen de verantwoordelijkheid om te werken aan terugkeer naar werk.
Daarbij krijg je te maken met verschillende stappen en momenten.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de probleemanalyse;
- het plan van aanpak;
- de eerstejaarsevaluatie;
- de voortdurende begeleiding richting werkhervatting.
De precieze verplichtingen en termijnen zijn afhankelijk van de situatie. Daarom is het belangrijk om je verzuimproces goed in te richten en de juiste deskundigen op tijd in te schakelen.
5. Wacht niet af als je twijfelt
Een veelgemaakte fout bij ziekteverzuim is dat een werkgever vooral denkt:
“We wachten eerst maar even af.”
Bij kortdurend verzuim hoeft dat meestal geen probleem te zijn. Maar wanneer het verzuim langer duurt of wanneer er onduidelijkheid ontstaat, kan afwachten juist voor problemen zorgen.
Bijvoorbeeld wanneer:
- je nauwelijks contact hebt met je medewerker;
- je niet weet welke stappen je moet zetten;
- afspraken niet worden nagekomen;
- je twijfelt over de rol van de bedrijfsarts;
- het dossier onvoldoende wordt bijgehouden;
- je niet weet hoe je met werkhervatting moet omgaan.
Juist dan is het verstandig om tijdig advies in te winnen.
Wat als je niet weet of je het goed doet?
Je hoeft als ondernemer geen HR-expert te zijn.
Maar je bent wel verantwoordelijk voor een goede aanpak van het ziekteverzuim binnen je organisatie.
Heb je op dit moment een medewerker die ziek is en vraag je je af:
Doe ik dit goed?
Welke stappen moet ik nu zetten?
Heb ik alles goed vastgelegd?
Wat kan ik wel en niet met mijn medewerker bespreken?
Dan kunnen we samen naar de situatie kijken.
HR Adviesuur – van vraag naar duidelijkheid
Tijdens een HR Adviesuur van 60 minuten bespreek je jouw concrete situatie met mij. We brengen de situatie in kaart, bespreken de aandachtspunten en bepalen samen wat je nu het beste kunt doen.
Je krijgt na afloop een korte samenvatting met de belangrijkste aandachtspunten en vervolgstappen.
Geen algemeen HR-verhaal, maar praktisch advies voor jouw situatie.
Reactie plaatsen
Reacties